Update

รหัสวิชา นท.2104 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการสื่อสารธุรกิจ

บทที่ 1

หลักเบื้องต้นเกี่ยวกับการสื่อสารทางธุรกิจ

                การสื่อสารทั้งรูปแบบการเขียน และการสื่อสารด้วยการสนทนานั้น ต่างก็เป็นสิ่งที่สำคัญในการดำเนินงานขององค์กรเนื่องจากเป็นการนำพาข้อมูลข่าวสารที่

ต้องการสู่ลูกค้าขององค์กร             นอกจากนี้การสื่อสารยังเป็นกลไกที่ผู้บริหารใช้ในการชักจูงใจพนักงานให้ทำงานตามนโยบายของฝ่ายบริหารซึ่งในทางกลับกัน

การสื่อสารก็เป็นช่องทางให้พนักงาน ให้ข้อมูลป้อนกลับไปสู่ฝ่ายบริหาร เพื่อให้ใช้ในการตัดสินใจได้อย่างสมเหตุสมผล องค์กรที่มีการสื่อสารที่มีประสิทธิผล มักจะ

สามารถสร้างความน่าเชื่อถือ และสร้างความร่วมมือระหว่างกันได้เป็นอย่างดี

การสื่อสารด้วยการเขียน

- มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการเขียน : การเขียนทางธุรกิจนั้นมีวัตถุประสงค์ได้หลายหลายจะเริ่มเขียนก็ต่อเมื่อมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนแล้วอยู่

ในใจเท่านั้น เพื่อให้การสื่อสารได้ผลตามที่ต้องการ

                - เพื่ออธิบาย หรือแสดงเหตุผลของสิ่งที่ได้เกิดขึ้นแล้ว

                - เพื่อแสดงถึงข้อมูล เช่น ในรายงานการวิจัยหรือประกาศนโยบายใหม่ของบริษัท

                - เพื่อชักจูงให้ผู้อ่านปฏิบัติตาม

                - เพื่อแจ้งข่าวดีหรือข่าวร้าย

                - เพื่อสั่งการอย่างใดอย่างหนึ่ง

- มุ่งเน้นที่ผู้อ่านเป็นหลัก : การสื่อสารในทุกรูปแบบจะไม่สามารถประสบผลสำเร็จได้เลย ถ้าขาดซึ่งความดึงดูดใจผู้อ่าน ซึ่งหมายถึง ความต้องการ

เจตคติ และการเลือกรับข้อมูลที่ต่างประเภทกันของผู้อ่าน ดังนั้นจึงต้องเข้าใจถึงลักษณะต่างๆเหล่านี้ของผู้อ่านเสียก่อนที่จะเขียนเพราะนั่นจะทำให้สามารถสร้าง

ผลตอบรับได้ดีกว่า

- ระบุใจความสำคัญให้ชัดเจน : พึงระลึกอยู่เสมอถึงใจความต้องการให้ผู้อ่านสนใจ หรือ “ซื้อ” ข้อความนั้นจะต้องมีความชัดเจนและกระชับ ซึ่งถ้าเป็น

งานเขียนทางธุรกิจใจความสำคัญอาจมีขนาดเพียง 1-2 ประโยคเท่านั้น

- ไม่เขียนออกนอกเรื่อง : ใจความสำคัญหลักคือ สิ่งที่จะดึงผู้อ่านไว้ สำหรับงานเขียนใดๆก็ตามควรเฉพาะเจาะจงมุ่งเน้นที่ใจความสำคัญของงาน

เขียนเท่านั้น อย่าเขียนนอกเรื่อง ซึ่งจะทำให้ผู้อ่าน ลดความสนใจในเอกสารนั้นๆได้

- ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือย : คำทุกคำที่เขียนควรจะต้องสื่อความหมายที่ต้องการให้ชัดเจน เพราะคำที่เป็นส่วนเกินนั้นจะเป็นเหมือนหมอกควันที่บดบัง

สิ่งที่ต้องการจะบอก

- ใช้ประโยคง่ายๆ : ควรใช้ประโยคสั้นๆและไม่ซับซ้อน จับใจความได้ง่าย

- คำนึงถึงกลยุทธ์ในการสื่อสาร: กลวิธีในการสื่อสารประกอบด้วย ผู้ที่มีอำนาจในการเขียนช่วงเวลาที่ใช้ในการสื่อสาร และรูปแบบในการเขียน

กล่าวคือ ถ้าต้องการให้เกิดผลตอบรับดังที่คาดหวัง ต้องมีการพิจารณาว่าใครคือผู้ที่เหมาะสมที่สุดในการส่งสาร ช่วงเวลาในการสื่อสารและรูปแบบที่ใช้ใน

การสื่อสาร เช่น การสื่อสารทางโทรศัพท์หรือใช้การนำเสนอผลงาน

วัตถุประสงค์ของการสื่อสาร

                การสื่อสารโดยส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นในสถานที่ทำงานนั้นไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่เป็นลายลักษณ์อักษร หรือไม่ได้เป็นการยืนพูดต่อหน้าชุมชนหรือการนำเสนองาน

แต่เป็นการสื่อสาร แบบตัวต่อตัวมากกว่า ดังนั้นในการที่จะแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารแบบตัวต่อตัวให้ได้ผลจริงจัง มีดังนี้ คือ

1.การเข้าใจผู้อื่น เป็นการมองมุมมองของผู้อื่นถึงสิ่งที่เข้าทราบ ความคิดเห็นของเขาและผลกระทบจากสิ่งที่พูดต่อเขาเหล่านั้น

2.การมองตัวเอง (หรือบริษัท) การที่จะเป็นนักสื่อสารที่ดีได้ จะต้องสามารถเข้าไปในความคิดของผู้อื่น และมองออกมายังตัวเองหรือบริษัทหรือ

หน่วยงานของตนว่าดูเป็นอย่างไรจากจุดยืนของคนอื่น

3.การสร้างบทสนทนา การสนทนานั้นมีความแตกต่างกับการสื่อสารแบบทางเดียวซึ่งอยู่ในรูปของการเขียนทางธุรกิจหรือการนำเสนองานอื่นๆ

การสนทนาจะทำให้คนสองฝ่ายหรือมากกว่านั้นได้สะท้อนแนวความคิดกลับไปกลับมาและในขั้นตอนเหล่านั้นจะทำให้ข้อมูลข่าวสารได้รับการเปิดเผย

ออกมามากขึ้นและยังช่วยให้ผู้คนสามารถแก้ไขปัญหาร่วมกันด้วย

ประเภทของการสื่อสาร

                โดยทั่วไปมีการใช้เกณฑ์ในการพิจารณาแบ่งประเภทของการสื่อสารที่เกิดขึ้นในสถานการณ์ต่างๆ 5 เกณฑ์ ดังนี้

1.แบ่งตามเกณฑ์ของผู้ที่ทำการสื่อสาร ประกอบด้วย

-การสื่อสารภายในตัวบุคคล (เป็นการสื่อสารของบุคคลคนเดียวซึ่งทำหน้าที่เป็นทั้งผู้ส่งสารและผู้รับสาร)

-การสื่อสารระหว่างบุคคล หมายถึง การสื่อสารจะมีบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปมาทำการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารซึ่งกัน

-การสื่อสารกลุ่มเล็ก เป็นการสื่อสารระหว่างคนที่มีจำนวนตั้งแต่ 3 คนขึ้นไป แต่ไม่เกิน 7 คน

-การสื่อสารกลุ่มใหญ่ เป็นการสื่อสารระหว่างคนจำนวนมากซึ่งมาอยู่รวมกันในที่เดียวกัน

-การสื่อสารองค์การ คือกระบวนการแลกเปลี่ยนข่าวสารระหว่างบุคคลใน องค์การทุกระดับ ทุกหน่วยงาน ซึ่งประกอบด้วยการสื่อสารภายในและ

การสื่อสารภายนอก การสื่อสารภายในจะเป็นการสื่อสารแบบทางเดียว ซึ่งเป็นการสื่อสารในแนวดิ่ง เช่น การสั่งงานของผู้บังคับบัญชา และการสื่อสาร

แบบสองทาง ซึ่งเป็นการสื่อสารของบุคคลที่อยู่ในระดับเดียวกัน เช่น การปรึกษาหารือกันระหว่างเพื่อนร่วมงาน ส่วนการสื่อสารภายนอกองค์การ จะเกี่ยวกับ

การสื่อความหมาย การสร้างความเข้าใจหรือสร้างภาพพจน์ให้กับองค์กรรวมทั้งความพยายามในการแก้ไขความเข้าใจผิดที่เกิดขึ้นกับองค์กรนั้นด้วยซึ่ง

ส่วนใหญ่ในการสื่อสารภายนอกองค์กรมักเป็นการสื่อสารกับสาธารณชน ซึ่งจำเป็นต้องใช้สื่อสารมวลชนเข้าช่วยทั้งในรูปแบบของการโฆษณาหรือการ

ประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

-การสื่อสารมวลชน หมายถึง การสื่อสารข้อมูลข่าวสารอย่างเดียวกันจากองค์กร หรือสถาบันสื่อสารมวลชน ไปยังคนจำนวนมากที่อยู่ในสถานที่ต่างกัน เช่น หนังสือ

หนังสือพิมพ์ นิตยสารหรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น วิทยุกระจายเสียง วิทยุโทรทัศน์ หรือภาพยนตร์ เป็นต้น

2.ประเภทการสื่อสารแบ่งตามเกณฑ์ของภาษา

-การสื่อสารเชิงวัจนภาษา หมายถึง การสื่อสารที่ทั้งผู้ส่งสารและผู้รับสารทำการสื่อความหมายโดยใช้ภาษาพูด หรือ ภาษาเขียนในการสื่อสาร

-การสื่อสารเชิงอวัจนภาษา หมายถึง การสื่อสารที่ทั้งผู้ส่งสารและผู้รับสารไม่ได้ใช้ภาษาพูดหรือภาษาเขียนในการสื่อความหมายแต่จะเป็นการสื่อสารโดย

การแสดงออกซึ่งสามารถสังเกตเห็นได้ เช่น กิริยาอาการ การแสดงออกทางสีหน้า หรือนัยน์ตา

3.ประเภทการสื่อสารโดยใช้เกณฑ์การเห็นหน้าของผู้รับสาร แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ

-การสื่อสารแบบเผชิญหน้า

-การสื่อสารโดยมีสื่อขวางกั้น

4.ประเภทการสื่อสารโดยใช้เกณฑ์ความแตกต่างระหว่างผู้ส่งสารและผู้รับสาร

-การสื่อสารระหว่างเชื้อชาติ

-การสื่อสารระหว่างวัฒนธรรม

-การสื่อสารระหว่างประเทศ

5.ประเภทของการสื่อสารโดยใช้เกณฑ์ลักษณะของเนื้อหาวิชาที่มีการนำการสื่อสารเข้าไปใช้ซึ่งจำแนกประเภทของการสื่อสารออกเป็น 8 กลุ่ม ดังนี้

-ระบบข่าวสาร

-การสื่อสารระหว่างบุคคล

-การสื่อสารมวลชน

-การสื่อสารองค์การ

-การสื่อสารระหว่างวัฒนธรรม

-การสื่อสารการเมือง

-การสื่อสารการสอน

-การสื่อสารสาธารณสุข

การบริหารธุรกิจ ธุรกิจมีบทบาทสำคัญในการตอบสนองความต้องการต่างๆของสังคม การดำเนินกิจกรรมของธุรกิจมีจุดมุ่งหมายเพื่อการผลิตสินค้า หรือบริการตอบ

สนองความต้องการของบุคคลหรือกลุ่มบุคคลให้ได้รับอรรถประโยชน์หรือคุ้มค่าและความพึงพอใจสูงสุด

บทบาทของธุรกิจ

1.การช่วยสร้างการเจริญเติมโตให้ระบบเศรษฐกิจ

2.การเป็นผู้จ้างงานหลัก

3.การช่วยยกระดับคุณภาพชีวิต

4.การรักษาเสถียรภาพด้านราคา

5.การกระจายรายได้

6.การช่วยดำรงเสรีภาพทางธุรกิจ

การทำงานของกลไกตลาดในภาคธุรกิจ

1.กลไกตลาดด้านการผลิต

2.กลไกด้านการจำหน่าย

3.กลไกด้านการควบคุมจากรัฐ

ตลาดคือ คำที่ใช้ในความหมายแทนความหมายของการที่ผู้ซื้อและผู้ขายทำการแลกเปลี่ยนสินค้าและบริการเพื่อแลกกับเงินหรือพันธะผูกพัน ตลาดจะเป็นตัวกลางนำผู้ขาย

ซึ่งเป็นผู้ผลิตสินค้าและบริการต้องการจะขายสินค้าและบริการนั้น มาพบกับผู้ซื้อ ซึ่งก็คือผู้บริโภคทั่วไปที่มีความต้องการที่จะได้รับการตอบสนอง โดยผู้ผลิตสินค้าและ

บริการก็คือผู้ที่ทำหน้าที่ของธุรกิจนั่นเอง